Mengenal Jenis Surat dan Fungsinya

Tahukah Anda Surat? saya yakin setiap orang pasti mengetahui yang namanya surat. Lalu apa pengertian surat itu? Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain secara perseorangan maupun organisasi/kelompok. Surat bisa menggunakan berbagai media seperti media kertas maupun media elektronik yang sekarang disebut email/atau elektronic mail.

Perkembangan teknologi secara global membuat beberapa perubahan sampai ketitik persuratan. Tentu anda tahu sekarang surat sudah bisa melalui teknologi Internet seperti email atau SMS/pesan singkat elektronik namun hal itu sebaiknya surat konvensional harus tetap digunakan mengingat surat adalah bisa dijadikan alat bukti pengadministrasian

Baiklah dari penjelasan diatas, jelas bisa diketahui bahwa surat terdiri dari 4 unsur secara umum yaitu ada pengirim, penerima, media, dan isi surat. Berikut rincian dari ke-4 unsur tersebut

1. Pengirim, merupakan orang/lembaga/organisasi yang menyampaikan pesan/surat kepada orang/oraganisasi yang akan dituju
2. Pesan, yaitu isi surat berupa informasi, instruksi, gagasan, atau perasaan pengirimnya baik dalam berupa tulisan maupun digital
3. Penerima, yaitu orang atau organisasi yang menerima isi pesan yang disampaikan oleh pengirim
4. Media, yaitu bagaimana pesan tersebut  diformulasikan dalam ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format yang sesuai dengan keperluan.Biasanya media pengiriman bisa berupa tulisan maupun media elektronik.

Apa Jenis-Jenis Surat yang Ada di Indonesia?

Dari ke-empat unsur tersebut berarti kita telah mengetahui bahwa surat memiliki 4 unsur. Surat yang ada di Indonesia memiliki banyak sekali fungsinya. Maka dari itu saya akan membahasa beberapa fungsi surat

1. Surat Berdasarkan Pembuatan Surat
2. Surat Berdasarkan Wujud Surat
3. Surat Berdasarkan Pesan Surat
4. Surat Berdasarkan Keamanan Pesan Surat
5. Surat Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
6. Surat Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat
7. Surat Berdasarkan Penyelesaian Surat
8. Surat Berdasarkan Pengertian Umum

Fungsi Surat Berdasarkan Pembuatan Surat

• Kartu Pos

Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm. Lembaran kertas surat ini biasanya tebal, sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya dijual di kantor pos.

• Warkat Pos

Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.

• Telegram

Telegram adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang singkat.

• Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan dalam berkomunikasi. Kelebihan surat ini dibanding dengan jenis surat yang lain adalah lebih terjamin kerahasiaan isinya; lebih leluasa dalam menulis isi surat; lebih santun dalam surat menyurat.

Jenis Surat Berdasarkan Pembuatan Surat

• Surat Pribadi

Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat untuk keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.

• Surat Resmi

Surat resmi dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.

Jenis Surat berdasarkan Pesan Surat

• 1.Surat Keluarga

Surat keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua, saudara, dan teman.

• 2.Surat Setengah Resmi

Surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB dan surat permohonan cuti.

• 3.Surat Sosial

Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.

• 4.Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang.

• 5.Surat Dinas

Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dan organisasi tertentu. Misalnya, surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.

• 6.Surat Pengantar

Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.

Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Pesan Surat

• Surat Sangat Rahasia

Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang merupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia Sekali" serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya surat dari kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.

• Surat Rahasia

Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apa pun. Surat jenis ini misalnya surat tentang konduet pejabat dan surat dokumen suatu instansi.

• Surat Konfidensial

Surat yang isinya haya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.

• Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun. Misalnya, surat edaran dan surat undangan.

Jenis Surat Berdasarkan Ruang Lingkup

• Memorandum/ Memo

Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.

• Nota

Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.

• Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.

Jenis Surat Berdasarkan Jumlah Pembacanya

• Pengumuman

Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam raung lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.

• Surat Edaran

Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadang-kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke raung lingkup yang lebih luas.

• Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju.

Jenis Surat Berdasarkan Penyelesaiannya

• Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.

• Surat Segera

Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.

• Surat Biasa

Jenis surat ini baik cara pembuatan atau pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.

Jenis Surat Berdasarkan Pengertian Umum

• Surat Terbuka

Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, biak perorangan maupun kelompok yang biasanya dimuat di media massa atau diedarkan secara terbuka.

• Surat Tertutup

Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain.

• Surat Kaleng

Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan tetapi untuk beberapa hal perlu juga diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat itu.

Ok, dengan uraian diatas berarti sekarang Anda sudah bisa mengenal jenis-jenis surat dan fungsinya yang di pakai di Indonesia. Blog ini akan membahas berbagaimacam jenis surat yang disertai contoh-contoh surat yang bisa di download secara gratis sebagai referensi surat yang ada di Indonesia

Share on Google Plus

About Yatna Supriyatna

This is a short description in the author block about the author. You edit it by entering text in the "Biographical Info" field in the user admin panel.